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La aplicación QPres es una herramienta digital diseñada para el control de presencia de empleados. Esta aplicación es parte de una suite de soluciones que facilitan la gestión de recursos humanos, especialmente en lo que respecta a la gestión de tiempos y asistencia. Detallamos las principales ventajas de utilizar QPres en tu empresa:
Registro de asistencia en tiempo real
QPres permite a los empleados registrar su entrada y salida de manera inmediata, desde cualquier dispositivo móvil, en tiempo real. Esto es especialmente útil en entornos de trabajo con empleados remotos o con equipos en movilidad, ya que no requieren estar físicamente en la oficina para realizar el fichaje.
Desde QPres los empleados pueden también tener acceso a visualizar los marcajes que han generado, por lo que si hay un olvido pueden hacer una solicitud de ese marcaje para que sea aceptado por su supervisor. Esto facilita la labor de las personas encargadas del control de presencia de los empleados ya que no han de estar pendientes de los olvidos.
Fácil de usar
La aplicación está diseñada para ser intuitiva, tanto para los empleados como para los administradores. Con una interfaz sencilla, los empleados pueden registrar su jornada laboral sin complicaciones, y los supervisores pueden revisar y gestionar la información de manera fácil y eficiente.
Desde la aplicación también se pueden solicitar días de vacaciones o permisos. Recibiendo una comunicación cuando sean aceptadas o rechazadas y siendo incorporadas de forma automática al programa de gestión WinPres.
Control de ubicación mediante geolocalización
Para empresas que cuentan con equipos en movimiento (comerciales, técnicos de campo, etc.), QPres incluye la función opcional de geolocalización. Esto permite registrar no solo el momento en que un empleado ficha, sino también el lugar desde el que lo hace, lo que proporciona un control adicional sobre la presencia en ubicaciones específicas.
Gestión de horarios flexibles y teletrabajo
QPres se adapta a diferentes tipos de horarios, incluyendo horarios flexibles y trabajo remoto. Los empleados pueden gestionar sus jornadas de trabajo de forma más flexible, permitiendo a la empresa tener un control efectivo sin la necesidad de que estén físicamente presentes en la oficina.
Automatización de reportes y análisis
La aplicación permite generar reportes automáticos sobre las horas trabajadas, ausencias, días libres, horas extras y otros parámetros clave. Estos informes facilitan la labor del departamento de recursos humanos al automatizar el proceso de recolección y análisis de datos, mejorando la eficiencia en la gestión de nóminas y en el control del absentismo.
Intercambio de archivos
La aplicación QPres también incluye la función de intercambio de archivos entre el trabajador y la empresa, lo que facilita la comunicación y gestión documental. Esta función es particularmente útil en entornos de trabajo remoto, donde la interacción directa puede ser limitada.
QPres permite a los empleados subir documentos relevantes directamente desde la aplicación, como justificantes de ausencia, informes de gastos, partes de trabajo o certificados médicos. Esto agiliza el proceso de envío de documentación sin necesidad de correos electrónicos o sistemas externos.
El intercambio de archivos dentro de QPres se realiza en un entorno seguro, garantizando la protección de datos sensibles tanto para la empresa como para el trabajador. La empresa puede gestionar permisos y accesos para que solo las personas autorizadas puedan ver ciertos documentos.
El uso de QPres permite centralizar toda la documentación relacionada con la asistencia y el control de presencia en un solo lugar. Esto es muy útil para los departamentos de recursos humanos, ya que facilita el seguimiento de documentación presentada por los empleados.
Cada vez que se intercambian archivos, la aplicación puede enviar notificaciones automáticas para alertar tanto al empleado como a los responsables de recursos humanos o gerentes. Esto asegura que nadie pierda de vista los documentos importantes que necesitan atención o validación.
Además de enviar documentos, los trabajadores pueden recibir informes generados por la empresa, como extractos de horas trabajadas, reportes de nómina, y comprobantes de pago. Este intercambio de archivos es especialmente útil para mantener una transparencia en los procesos y garantizar que el trabajador tenga acceso a toda la información pertinente.
Los empleados pueden enviar justificantes de ausencias, como certificados médicos o permisos especiales, directamente a través de QPres. Esto simplifica el proceso para los trabajadores y asegura que el departamento de recursos humanos reciba y almacene toda la documentación correctamente.
Los archivos intercambiados a través de QPres quedan almacenados en el sistema, lo que facilita su consulta posterior en caso de auditorías o revisiones. Tanto la empresa como el empleado pueden acceder a esta información en cualquier momento, sin necesidad de recurrir a sistemas externos de almacenamiento.
El intercambio de archivos a través de QPres mejora la comunicación entre los trabajadores y la empresa, facilitando la interacción documental. Esto también permite una gestión más ágil de las solicitudes de los empleados, ya que los responsables pueden acceder a los documentos de manera inmediata.
Al tener todos los archivos y documentos relacionados con la presencia, el trabajo y los justificantes centralizados en una plataforma, es mucho más fácil para la empresa realizar auditorías internas o externas. Los archivos están organizados y accesibles en cualquier momento, lo que reduce el tiempo y esfuerzo de búsqueda de documentos.
La función de intercambio de archivos en QPres es una herramienta poderosa que mejora la gestión documental entre la empresa y los empleados, proporcionando seguridad, eficiencia y transparencia. Permite un manejo ágil de documentos importantes como justificantes, informes, comprobantes de nómina, y solicitudes, optimizando la comunicación y la operativa diaria.
Cumplimiento legal
QPres está diseñado para cumplir con las normativas de control de presencia vigentes en España. Esto asegura que la empresa tenga un registro preciso y legalmente válido de las horas trabajadas, lo que es crucial en caso de auditorías o reclamaciones por parte de empleados. Recordemos que el registro de las horas de entrada y salida de los empleados es obligatorio en nuestro país desde mayo del 2019.
Notificaciones y alertas
La aplicación incluye un sistema de notificaciones automáticas que puede a los gestores en caso de anomalías, como olvidos en el fichaje o retrasos. Esto ayuda a mantener un control más riguroso y proactivo sobre la asistencia.
Acceso desde cualquier lugar
QPres es accesible desde cualquier dispositivo con conexión a internet, ya sea un ordenador, una tablet o un smartphone Android o iOS. Esto brinda flexibilidad a los empleados para acceder al control de presencia en cualquier momento y desde cualquier lugar.
Reducción de errores humanos
Al automatizar el registro y el procesamiento de los datos de presencia, QPres minimiza los errores humanos que suelen ocurrir con los métodos tradicionales, como el fichaje manual o los registros en papel. Esto también reduce las posibilidades de fraude o manipulación de los horarios por parte de los empleados.
Personalización
QPres ofrece opciones de personalización, lo que permite adaptar la aplicación a las necesidades específicas de la empresa. Ya sea que se trate de empresas con empleados fijos o de organizaciones con equipos en movimiento, QPres puede configurarse para ajustarse a los distintos modelos de trabajo.
Mejora en la relación laboral
Al utilizar QPres, se fomenta una relación laboral basada en la transparencia. Los empleados pueden verificar sus horas trabajadas, asegurando que todo esté correctamente registrado y evitando malentendidos en cuanto a su jornada laboral. Esto puede mejorar la confianza entre la empresa y los empleados.
En conclusión, QPres es una herramienta versátil y eficiente para gestionar el control de presencia en las empresas, adaptándose a diferentes tipos de negocios y estructuras laborales. Al automatizar el registro de asistencia, ofrecer control en tiempo real y facilitar la generación de reportes, QPres optimiza la gestión del personal, asegura el cumplimiento normativo y mejora la productividad tanto de los empleados como del departamento de recursos humanos.
